Trong bài trước, chúng ta đã phân tích yếu tố ảnh hưởng đầu tiên đến email deliverability: Nguồn Gửi.
Loạt bài tiếp theo đây, chúng ta sẽ phân tích các yếu tố ảnh hưởng tiếp theo: Chất lượng tập địa chỉ nhận.
Nguồn: ChooseWhat
Có 3 loại địa chỉ đặc biệt được nhà cung cấp dịch vụ mailbox xem xét: Địa chỉ không tồn tại (Unknown users), Bẫy spam (Spam traps) và Địa chỉ không hoạt động (Inactive users).
Địa chỉ không tồn tại (Unknown users)
Là địa chỉ chưa từng tồn tại, hoặc bị nhà cung cấp dịch vụ mailbox hay chính người dùng xóa khỏi hệ thống. Khi nhận email đến 1 địa chỉ không tồn tại, hệ thống email nhận sẽ trả về mã lỗi Hard-bounce 5xx có dạng:
550 <subscriber@acme.com> User unknown
550 <subscriber@acme.com> Mailbox does not exist
550 <subscriber@acme.com> Invalid recipient
Tỷ lệ unknown users / tổng số email trong 1 đơn vị thời gian cần được kiểm soát ở mức an toàn dưới 2%. Tỷ lệ trên 2% bắt đầu được coi là dấu hiệu nguồn gửi này là spammers. Tỷ lệ trên 10% thì hầu hết các hệ thống nhận email đều coi nguồn gửi này chắc chắn là Spammers.
Bẫy spam (Spam traps)
Là những hộp thư đặc biệt, được nhà cung cấp dịch vụ dành riêng để tiếp nhận email và phân tích khả năng nguồn gửi là spammers hay không.
Một email rơi vào bẫy spam nghĩa là nguồn gửi có vấn đề: 1/ lấy địa chỉ email từ nguồn xấu, hoặc 2/ địa chỉ nhận email không được dọn dẹp thường xuyên. Kể từ thời điểm này, địa chỉ IP, tên miền của nguồn gửi hoặc mẫu nội dung thư có thể bị liệt vào danh sách chặn tạm thời, hoặc vĩnh viễn. Loại và tuổi của bẫy spam là những yếu tố ảnh hưởng đến mức độ quyết định ngăn chặn.
Có 2 loại bẫy spam:
- Bẫy spam tái sử dụng (Recycled): địa chỉ từng thuộc về một người thật, nhưng đã được chuyển thành bẫy spam sau khi người dùng dừng sử dụng. Bẫy spam loại này thường chỉ ra là tập địa chỉ nhận email không được dọn dẹp thường xuyên.
- Hũ mật (Honey pot): địa chỉ được lập ra với mục đích rõ ràng từ đầu nhằm chặn bắt các nguồn gửi xấu. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ bẫy spam để địa chỉ “hũ mật” lên website hoặc các diễn đàn, trang mạng khác, ẩn so với người dùng, nhưng lại dễ dàng đọc bởi các robot chuyên đi thu thập địa chỉ email. Nguồn gửi tới các địa chỉ “hũ mật” này ngay lập tức bị đánh giá là spammer.
Các lưu ý cụ thể duy trì chất lượng tập địa chỉ nhận:
- Cách li riêng các tập dữ liệu mới: chỉ gửi thư chào hỏi, nếu không nhận lại mã lỗi 5xx mới đưa vào tập địa chỉ chính thức.
- Cung cấp lựa chọn cập nhật địa chỉ tiện lợi: mọi người thường thỉnh thoảng thay đổi địa chỉ email và mong muốn cập nhật thông tin liên hệ nếu được cung cấp công cụ tiện lợi.
- Xác nhận khi đăng ký: khi người dùng đăng ký, cần gửi thư xác nhận, thường đơn giản là click vào 1 đường dẫn tạo sẵn.
- Cẩn thận lựa chọn tập địa chỉ: thường xuyên kiểm tra tập địa chỉ được cung cấp bởi bên thứ 3, để ra các quyết định sử dụng hay loại bỏ một nhóm hoặc cả tập địa chỉ.
- Gửi email thường xuyên: về nguyên tắc, càng ít gửi email, nguy cơ email bị trả lại (bounce), hay thậm chí bị gửi vào bẫy spam (dạng “tái sử dụng”) càng cao. Dĩ nhiên, tần suất ở đây phải hiểu là tần suất gửi thực tế hàng ngày, hàng tuần…, không phải kiểu bắn email hàng loạt, lặp đi lặp lại đến 1 tập địa chỉ.
- Theo dõi hành vi của người nhận: như một luật bất thành văn, địa chỉ nhận không hoạt động hoặc không có phản hồi gì hơn 1 năm cần được loại bỏ khỏi tập địa chỉ. Quãng thời gian có thể là 6 tháng hoặc 3 tháng nếu tần suất gửi khá thường xuyên.
- Dọn dẹp tập địa chỉ: thường xuyên dọn dẹp các địa chỉ dạng chức danh (role) như sales@domain.com, địa chỉ dạng thử nghiệm như test@domain.com hoặc địa chỉ lỗi như jane@gmal.com.
Địa chỉ không hoạt động (Inactive users)
Địa chỉ không hoạt động đại diện chi những người không mở, click, hoặc thực hiện bất cứ hành động gì trên email nhận được trong một khoảng thới gian xác định. Nhiều tập địa chỉ chứa đến 80% là địa chỉ không hoạt động.
Địa chỉ không hoạt động tồn tại bởi nhiều nguyên nhân. Chúng không tác động trực tiếp đến chất lượng Tập địa chỉ và Khả năng nguồn gửi bị đánh giá spam như Địa chỉ không tồn tại (Unknown users) hoặc Bẫy spam (Spam traps), nhưng chúng làm giảm tỷ lệ phản hồi của cả chiến dịch/chương trình, và gián tiếp ảnh hưởng xấu đến điểm tín nhiệm nói chung. Vì vậy, cách tốt nhất là kiểm soát các địa chỉ không hoạt động trong trên phần mềm gửi thư qua từng chiến dịch/chương trình.
Một số lưu ý cụ thể:
- Sử dụng chức năng của phần mềm gửi thư theo dõi dữ liệu về phản hồi của người dùng qua từng chiến dịch/chương trình.
- Theo dõi, thống kê số lượng mở, click và bị trả lại (bounce). Đặc biệt lưu ý khi tỷ lệ mở, click giảm, hoặc khi tỷ lệ bị trả lại tăng bất thường. Dùng chính dữ liệu này làm các mốc xác định Địa chỉ không hoạt động hay Hoạt động, sau đó chủ động thiết đặt giảm tần suất gửi thư tới các địa chỉ không hoạt động.
- Kiểm soát nguồn cung cấp các địa chỉ không hoạt động (từ website, từ đối tác, từ giới thiệu…) xác định mẫu số chung phát sinh các địa chỉ không hoạt động của từng nguồn để phòng tránh, giảm bớt tập địa chỉ loại này.
Thực hành tốt các lưu ý trong bài viết này để kiểm soát tốt cả 3 loại địa chỉ đặc biệt: Địa chỉ không tồn tại (Unknown users), Bẫy spam (Spam traps) và Địa chỉ không hoạt động (Inactive users) sẽ giúp nâng cao chất lượng tập địa chỉ nhận, qua đó kiểm soát tốt nhất điểm tín nhiệm cho nguồn gửi (sender reputation), đảm bảo email deliverability luôn ở mức cao nhất.