Four Linux softphones reviewed

Many businesses are turning to Voice over IP (VoIP) to save money on infrastructure and communications costs, but just ripping out your existing phone system and replacing it with VoIP will not work. VoIP systems require IP phones or analog telephone adapters to allow your existing phones to work. If equipment costs are stopping you from experimenting with VoIP, softphones can provide an inexpensive way for businesses to get up and running with VoIP, as I recently discovered by putting Kiax, Linphone, Twinkle, and CounterPath’s X-Lite to the test.

A softphone runs on your computer and provides all the features and functionality of a regular phone. I tested the four Linux-based programs using an Asterisk server and multiple Linux workstations on an internal LAN. Kiax, Linphone, and Twinkle are open source. X-Lite is not, but is available as a free download.

Three out of the four support Session Initiation Protocol (SIP), a signalling protocol under development by the Internet Engineering Task Force (IETF) to establish VoIP connections. With its IETF backing, SIP is quickly becoming the standard protocol for VoIP. Kiax is exception. It uses Digium’s Inter Asterisk Exchange (IAX) protocol. The main advantage of IAX over SIP is its transparency to firewalls. IAX softphones work behind firewalls without the need for external proxy servers or the need to change firewall settings.

In addition to a signalling protocol, VoIP endpoints need to specify codec software that turns analog voice communication into digital packets for transmission over the network and back again at the receiver’s end. The choice of codec depends on the bandwidth available. The codec that gives the highest voice quality is the G.711u, which is the standard codec that traditional plain old telephone service (POTS) providers use. G.711u provides high voice quality but requires high bandwidth. Because we did our testing on a switched 100Mbps LAN — in other words, a very fast network — we used the G.711u codec with all the products, and found voice quality was not a distinguishing issue. Under these conditions, they all delivered roughly the same voice quality.

Let’s take a look at what does set these softphones apart.

Kiax

What makes Kiax stand out is its simple interface. Making and receiving calls is intuitive. Kiax sports a call register that lists all calls made and received. A nice touch is the ability to sort calls in the register based on whether they were incoming, outgoing, or missed. There is not much more to Kiax’s interface; simplicity is a good thing sometimes.

The major drawback for Kiax is its lack of SIP support. If there is an Asterisk server between Kiax (or another IAX client) and a SIP client, everything will work out. If not, forget it. Kiax can talk to SIP clients only through an Asterisk server.

Kiax has packages available for Debian, Red Hat, and SUSE, as well as a plain tarball with the Kiax binary. I opted for the tarball, and installation went without a hitch.

Linphone

Linphone is more than four years old, making it the grandfather of the bunch. Linphone is distributed only as source code; no binary packages are available from the project. Linphone requires the libosip2 package, which is included in Linphone’s download directory. An optional package providing support for the iLBC codec is there as well.

Along with meeting your VoIP needs, Linphone also has a simple instant messenger application built in. This eliminates the need to have two separate applications open for basic communication tasks. The default interface is simple, but offers power users a little more, which you can access by clicking on the “show more” check box in the main window.

Linphone’s biggest strength is its outstanding codec support. It not only supports multiple bit-rates for Speex, it even supports the very poor quality, but extremely low bandwidth, DoD 1015 codec. With all the codecs it supports out of the box, it is surprising that it requires a patch for iLBC support.

Linphone was not without its share of problems, all of which can be traced to the fact that I was upgrading to the latest release and not doing a fresh install. Version 1.1 requires Speex. That should not have been a problem, as I already had Speex installed. Of course, it required the latest version of Speex. No problem, I had the latest Speex installed. But wait, Linphone will not install without the speexenc program in /usr/bin. The only problem is that the Speex installation places it in /usr/local/bin. This is not a difficult problem to solve, but it’s something the user should not have to take care of.

The other problem after upgrading is that Linphone would no longer authenticate to my Asterisk server. Removing the password requirement from the Asterisk’s SIP configuration file did the trick. This may be fine on a LAN where you trust the users, but it’s probably not a good idea if you will be connecting to the outside world.

Despite the problems with upgrading, Linphone was otherwise rock-solid, as you might expect from a product that has been around for a long time.

Twinkle

Twinkle is the most ambitious of the group. At this time, Twinkle is only available as source code. It also requires GNU Common C++ and GNU ccRTP, and you can get both from its main download page. Once the requirements are out of the way, Twinkle installs without a hitch.

Twinkle supports a long list of features and has the most professional feel of the open source softphones. It supports two line appearances. If you are talking on line one and another call comes in, you have the option of placing the first call on hold and switching to line two to take the second. The User Profile section for account setup is the most intuitive and the best out of the four.

Twinkle comes with a few added services to simplify the user’s life. If you do not feel like talking, the Do Not Disturb feature will generate a SIP “480 Temporarily Not Available” response to anyone trying to call you. If you enjoy talking no matter who is calling, the Auto Answer feature connects all calls without your interaction. My favorite Twinkle feature is Call Redirection. With it, you can send calls to another user. Redirection can be set up for all calls, or for calls that come in when your lines are busy, or if you do not answer the call within a certain amount of time.

What’s not to like about Twinkle? Well, it lacks an address book and call history reports, though these features are planned for future releases. Twinkle is definitely a softphone to keep your eye on.

CounterPath X-Lite

Last, but not least, is X-Lite, the only proprietary softphone of the bunch. Although it’s not open source, it is free as in beer for personal or commercial use. Unlike the other softphones in this review, X-Lite is also available for Windows and Mac OS X. The Linux version is provided as a tarball with the X-Lite binary. Just download, unzip, and run.

X-Lite’s Audio Tuning Wizard runs when you start it for the first time. This is a feature the other softphones should adopt. It allows you to confirm that X-Lite is playing nice with your sound card and microphone. It even calibrates your microphone to adjust for the ambient noise level around the computer. These settings can be adjusted at any time by right-clicking the X-Lite client.

X-Lite’s biggest strength is the usefulness of its interface. Without accessing any menus you can adjust the speaker volume, adjust the microphone volume, and choose which codecs are enabled. Another advantage is its three line appearances, one more than Twinkle supports. As far as features go, X-Lite has just about everything you can expect in a softphone.

Well, almost. While its interface is simple, its menu options are not. X-Lite has an overwhelming number of settings. For example, why have a menu option to disable codecs when they can be toggled on and off directly from the main interface? Another downside is that some of the features the other softphones offer, like Auto-Answer and Do Not Disturb, are locked. I only found this out after trying to enable them with no luck. For those features to work, you must purchase X-Lite’s successor, CounterPath’s eyeBeam video and softphone. An audio-only version runs $30, and no Linux versions of eyeBeam are available at this time.

Which one wins?

Each of the four softphones has pros and cons. Kiax is mean and lean but works only in an Asterisk environment. Linphone is stable and mature, but may not be wise to deploy in an Asterisk environment due to authentication issues. Twinkle has a lot to offer, but is a relative newcomer to the game. X-Lite works on multiple platforms, but its free version comes crippled, and its paid version isn’t available on Linux.

Regardless of their individual issues, one thing is for sure: Each of these free softphones can help you evaluate whether VoIP is right for your company without expensive additional equipment.

Paul Virijevich is working to eliminate the “Linux consultants cost more” TCO myth. He recently started a consultancy providing cost-effective open source solutions to small businesses.

Softphone protocol and codec support

Kiax Linphone Twinkle X-Lite
SIP No Yes Yes Yes
Codec Support
G711a 64 Kbps No Yes Yes Yes
iLBC 13.3-15.5 Kbps Yes With patch No Yes
DoD 1015 2.4 Kbps No Yes No No

Source: http://www.linux.com/feature/48393

The top 10 reasons (of many more) to choose Zimbra Collaborative Suite instead of Exchange

  1. Zimbra is based on Open Sourced software providing flexibility
  2. Zimbra scales significantly better and with less hardware overhead
  3. Multi-client support (Mac OS X & WindowsXP have parity on feature set)
  4. Let’s be honest, it ain’t Microsoft!
  5. Flexibility of server platform deployment (RHEL, MacOS X, SuSE)
  6. Zimlets/SOAP/REST – ability to integrate with other systems
  7. Searching – ever try searching a multi-gig mailbox in Outlook?
  8. Attachment search/rendering
  9. Integrated Spam/Anti-Virus that actually works well.
  10. Zimbra Support – try getting the response time and quality of support from MS that you can get from the Zimbra corporate team and their local partners.

Zimbra and Hylafax integration

You can setup Zimbra CS as a gateway for HylaFax users to send fax out using the scheme <fax number>@fax.our.domain, following these steps:

  1. Edit file /opt/zimbra/postfix/conf/master.cf, append this line:
  2. fax       unix  -       n       n       -       1       pipe
    
        flags= user=uucp argv=/usr/bin/faxmail -d -n ${user}
  3. Edit file /opt/zimbra/postfix/conf/transport, append this line:
  4. fax.your.domain   fax:localhost

    And then use this command to regenerate the transport.db file:

    /opt/zimbra/postfix/sbin/postmap /opt/zimbra/postfix/conf/transport
  5. Edit file /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf, append this line:
  6. fax_destination_recipient_limit = 1

    Note: the process limit of 1 in the master.cf file is necessary with fax software that cannot handle multiple requests at the same time.

  7. Edit file /opt/zimbra/conf/localconfig.xml, modify the entry “postfix_transport_maps” as follow:
  8. <key name="postfix_transport_maps">
        <value>proxy:ldap:/opt/zimbra/conf/ldap-transport.cf, hash:/opt/zimbra/postfix/conf/transport</value>
    </key>

    Note: specify dbm instead of hash if your system uses dbm files instead of db files. To find out what map types Postfix supports, use the command postconf -m.

  9. Then of course, restart the Zimbra MTA service with command (as zimbra user):
  10. zmmtactl stop
    zmmtactl start

Note: be sure to not advertise fax.your.domain in the DNS 🙂

This process has been tested on Zimbra CS Open Source edition 5.0.9 and HylaFax 4.4.4 running on the same Linux CentOS 5 machine.

Ngày Hội Tự do cho Phần mềm 2008 (SFD2008)

Thứ bảy 20 tháng 09 năm 2008
10g00 đến 18g00
Trung tâm CNF tại Viện tin học Pháp ngữ (IFI)
Ngõ 42 Tạ Quang Bửu, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

Ngày Hội Tự do cho Phần mềm (SFD) nhằm quảng bá việc sử dụng các phần mềm tự do mã nguồn mở (FOSS) ở khắp thế giới. Mục đích chủ yếu của ngày SFD là nâng cao sự hiểu biết của cộng đồng người dùng về những thuận lợi sẽ được mang lại nếu ứng dụng những phần mềm tự do mã nguồn mở có chất lượng cao trong ngành giáo dục, chính phủ, tại cơ quan, tại nhà, v.v.

Nếu như tổ chức phi lợi nhuận Software Freedom International phối hợp sự kiện SFD ở quy mô toàn cầu, đặc biệt bằng cách gửi các dụng cụ giúp các nhóm địa phương tuyên truyền cho ngày SFD, việc tổ chức ngày SFD thực tế được giao cho các nhóm người tình nguyện đã tập hợp để tổ chức ngày SFD tại địa phương của mình một cách tự do và chủ động.

Năm nay, Ngày Hội Tự do cho phần mềm SFD sẽ diễn ra khắp thế giới vào ngày thứ bảy 20 tháng 09/2008.

Tại Hà Nội, nhóm người dùng GNU/Linux tại Hà Nội (Hanoilug) phối hợp với trung tâm CNF của Tổ chức hợp tác đại học Pháp Ngữ (AUF) sẽ tổ chức ngày SFD 2008 tại Viện tin học Pháp ngữ, ngõ 42 Tạ Quang Bửu (Quận Hai Bà Trưng), từ 10g00 đến 18g00, ngày 20/09/2008. Nhiều sinh hoạt sẽ được tổ chức : phát CD Ubuntu và FOSS, trò chơi, văn nghệ, triển lãm, truy cập internet tự do… Chương trình ngày SFD 2008 có thể tham khảo tại trang web: http://wiki.hanoilug.org/.

Mọi người quan tâm đến Phần mềm Tự do mã nguồn mở đều có thể đến (vào cửa tự do) để tìm hiểu thêm về phần mềm tự do mã nguồn mở và mang về các đĩa CD và các món quà hấp dẫn khác.

Để biết thêm chi tiết: Trung tâm CNF (04-868.48.85 ; cai@vn.refer.org)

Việt Nam ‘đồng hành’ với thế giới về cloud computing

Ông Trần Viết Huân, Kỹ sư trưởng CNTT của IBM Việt Nam, khẳng định tuy xu hướng điện toán máy chủ ảo mới xuất hiện được khoảng 1-2 năm nhưng các cơ quan chính phủ và trường đại học đã đang áp dụng hiệu quả mô hình này.
Cloud computing – cách mạng điện toán giá rẻ nhờ Internet

Trong hai ngày 4-5/9 tại khách sạn Horison (Hà Nội), Bộ Khoa học và Công nghệ (MoST) cùng tập đoàn IBM đã tổ chức Hội nghị đổi mới và sáng tạo năm 2008 (Vietnam Innovation Summit 2008) nhằm tổng kết các hoạt động mà hai bên đã tiến hành trong thời gian qua, thảo luận về nguồn mở/Linux và một số lĩnh vực khác trong chương trình hợp tác mở rộng.

Sau 18 tháng phối hợp, IBM và MoST đạt được nhiều bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy các chương trình nghiên cứu và phát triển tại Việt Nam. Cổng thông tin VIP (Vietnam Information for Science and Technology Advance Innovation Portal – Đổi mới và sáng tạo trong khoa học và công nghệ VN) đã bắt đầu hoạt động từ tháng 5/2008 trên nền công nghệ điện toán đám mây của IBM. Hệ thống tương tác trực tuyến này đang được chính phủ và các trường đại học trong nước sử dụng để xây dựng chương trình đào tạo SSME (SSME là một môn khoa học và lĩnh vực nghiên cứu mới, tích hợp nhiều mặt của khoa học máy tính – kỹ thuật, khoa học quản lý – chiến lược kinh doanh và khoa học xã hội).

Cũng theo ông Trần Viết Huân, cổng VIP ứng dụng cloud computing sẽ tạo ra môi trường sáng tạo mà tại đó các nhà nghiên cứu, giảng viên, sinh viên… có thể chia sẻ thông tin, cùng xây dựng bài giảng, thiết lập cộng đồng nghiên cứu và hợp tác, nhờ đó tăng tính liên kết giữa người dạy và học.

VIP sẽ còn tiếp tục được cải tiến để phục vụ một số chương trình cộng tác khác, như An toàn thực phẩm/Truy tìm nguồn gốc thực phẩm, Quản lý chuỗi cung ứng, các dịch vụ y tế và theo dõi các bệnh truyền nhiễm…

Stephen Braim, Phó giám đốc chương tình hợp tác chính phủ tại IBM khu vực châu Á Thái Bình Dương, cho hay hãng này chọn hợp tác với MoST vì tin tưởng Việt Nam có tiềm năng trở thành đối tác thương mại hấp dẫn và một thị trường có tính cạnh tranh cho sản phẩm và dịch vụ so với các nước láng giềng và cả trên phạm vi toàn cầu. Tuy nhiên, Việt Nam sẽ cần xây dựng “hệ sinh thái kinh doanh số” (digital business ecosystem) dựa trên các dự án về nguồn mở, hướng tới doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), thậm chí rất nhỏ (micro enterprise).

Đá đấu với XeOnline

Hi all,

Sau trận đấu “trên chân” đối thủ, kết thúc với tỷ số 4-2 (1 phần nhờ sự xuất sắc của thủ môn Toàn phía đội bạn giữ mành lưới gần như sạch cho đến gần cuối trận), đội bạn dự định tái đấu với ta.
Nhưng theo lời khuyên của “chuyên gia” tuanta, trận tái đấu sẽ được tổ chức vào 1 dịp khác khoảng 1 tháng nữa để đội bạn có thời gian “tập luyện” thêm :).

Thứ 7 tuần này, mong anh em ra đủ để chúng ta cũng tranh thủ tập luyện, sẵn sàng cho những trận đấu tới với mọi đối thủ!

Chào thân ái và quyết thắng!

Zimbra Notifier

The long awaited new version of Zimbra Notifier 2.0 was released.

New features:

  • 8 languages supported
  • Show appointment reminders of all defined calendars
  • Supports Daylight Savings Time in calendars
  • Use reminder time set in the appointment, which can be defined in Zimbra 5.0
  • Show an appointment reminder in his own icon
  • Can delete an appointment from their reminder icon
  • Can open zimbra without having to enter login info, just by double clicking in the tray icon
  • Can configure keyboard mail button to open zimbra directly
  • Handles mailto: links Plus the unique features it always had:
  • Notifies of new e-mail and calendar appointments
  • Changes the windows tray icon when new elements arrive
  • Configurable alert mechanism (modal window, sound, alert balloon in Taskbar Notification Area)
  • Allows omission of the spam folder elements.
  • Uses polling interval from Zimbra Preferences
  • Check for new email every…
  • It weights just 160 Kb in size and DOES NOT need .NET Framework to run
  • Handles Proxy Authentication Requests
  • Supports invalid SSL certificates

Usage

Run it and enter Zimbra mail server address, your Zimbra username, your Zimbra password, notification preferences and press OK. It will minimize to tray notification area, and poll regularly for new items.

More information: http://gallery.zimbra.com/gallery.php?act=viewProd&productId=75

Bí quyết để trở thành ông chủ vĩ đại

Buổi sáng, có tiếng gõ ngoài tấm cửa kính của cậu nhân viên trẻ. Người đàn ông khoảng 60 tuổi ăn mặc lịch thiệp, trang nhã cất lời: “Xin lỗi anh GodFrey, tôi là Ralph Hart. Anh có thể cho tôi xin vài phút được không?”

“Ồ, tất nhiên là được rồi”, cậu nhân viên trẻ đáp. Trước đó, anh mới chỉ nghe tên nhưng chưa biết mặt ngài chủ tịch hội đồng quản trị nổi tiếng của công ty – ông Ralph Hart. “Cảm ơn anh”, ông Hart nói và tiếp lời: “Anh GodFrey này, tôi có thể tâm sự với anh vài điều về công ty của anh được không?”

Anh gật đầu và Hart tiếp tục: “GodFrey này, công ty anh là công ty hạng nhất. Chúng ta có những sản phẩm hạng nhất. Chúng ta có những khách hàng hạng nhất. Hoạt động quảng cáo hạng nhất. Sự thật, thậm chí đôi khi chúng ta ngồi trên những chuyến bay hạng nhất bởi vì các hãng hàng không là những khách hàng hạng nhất của chúng ta”.

Đưa tay về phía nhân viên mới, ông Hart ngừng lại một lúc, mắt nhìn thẳng vào GodFrey rồi kết luận: “Và GodFrey, chúng tôi chỉ thuê những người hạng nhất. Chào mừng anh đến với Heublein.”

Nếu bạn tin rằng những người có tài và tận tụy là chìa khóa dẫn tới thành công của doanh nghiệp thì ngài Hart đã dạy cho bạn rất nhiều.

Theo giới chuyên gia thì một ông chủ vĩ đại phải là người biết khuấy động người khác. Ông chủ vĩ đại luôn đề cao, tán dương và khen ngợi nhân viên. Ông chủ vĩ đại khiến mọi người tự tin và cảm thấy mình là người đặc biệt, được chọn lựa, được tôn vinh. Ông chủ vĩ đại giúp nhân viên luôn thấy lạc quan. Những ông chủ vĩ đại luôn khiến người khác phải nhớ tới. Chỉ trong 60 giây, ông chủ này đã tạo ra một ký ức lưu giữ tới 60 năm sau đó.

Một ông chủ vĩ đại phải là người biết:

1. Tuyển những người xuất sắc, nổi trội.

2. Giao đúng người, đúng việc. Loại bỏ những người không phù hợp.

3. Phổ biến với mọi người nội dung công việc cần phải hoàn thành.

4. Nói với mọi người tại sao công việc đó lại cần phải được thực hiện.

5. Giao công việc phù hợp với người bạn lựa chọn.

6. Đào tạo/huấn luyện nhân viên.

7. Lắng nghe người khác.

8. Rũ bỏ sự tuyệt vọng và những chướng ngại ràng buộc mọi người.

9. Theo dõi sự tiến triển.

10. Nói “cảm ơn” công khai trước mọi người và với từng cá nhân.

Ông chủ đặt ra các quy tắc về tác phong và chuẩn mực. Ông chủ tạo nên kiểu mẫu. Mọi lúc, các phòng, văn phòng, cửa hàng, công xưởng, nhà máy, công ty đều cùng làm theo lệnh ông chủ.

Nếu ông chủ luôn đến trễ thì việc đến đúng giờ không còn được ai tuân thủ. Nếu ông chủ không bao giờ vắng mặt trong các cuộc họp thì tất cả mọi người sẽ tham dự họp đầy đủ. Nếu ông chủ ghé thăm khách hàng, điều đó có nghĩa là khách hàng rất quan trọng. Nếu ông chủ thường hủy cuộc hẹn với khách hàng thì đội ngũ bán hàng sẽ ít đi chào hàng hơn. Nếu ông chủ lịch sự, sẽ không có chỗ cho những người khiếm nhã. Nếu ông chủ nhận những người tầm thường thì sự tầm thường là những gì ông chủ nhận được. Nếu ông chủ là một nhà cải cách tiến bộ và có óc sáng tạo thì công ty sẽ tìm kiếm được những cơ hội mới. Nếu ông chủ muốn làm việc của nhân viên thì nhân viên sẽ để ông chủ làm. Nếu ông chủ đưa tất cả mọi người trong công ty tham gia cuộc đua tranh đỉnh cao thì lẽ đương nhiên mỗi người đều muốn giành phần thắng. Nếu ông chủ đứng ra gánh vác trách nhiệm thì những nhân viên gương mẫu và xuất sắc sẽ học theo.

Các ông chủ lớn đều hiểu bản chất này. Họ áp đặt tổ chức, doanh nghiệp giành thắng lợi, không phải bằng các chính sách mà bằng cách nhìn và tình hình hiện tại. Nếu ông chủ muốn nhân viên đi nghỉ mát vào ngày chủ nhật hay luyện tập trước khi thuyết trình thì ông sẽ phải làm vậy trước tiên. Nếu ông chủ không muốn chỉ vì một trận bão tuyết nhỏ mà mọi người đi làm muộn, ông sẽ đến thật sớm vào ngày trời bão, pha cà phê…, và phục vụ những người đến trễ.

Một số ông chủ điều hành một cách bài bản, có những người lại do tố chất bẩm sinh. Dù họ có làm bài bản hay không thì chính những ông chủ lớn sẽ quyết định cơ cấu tổ chức. Bởi vì công ty làm theo lệnh ông chủ nên tốt hơn ông chủ hãy gương mẫu thực hiện hoặc công ty sẽ chẳng làm gì cả.

Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo giỏi sẽ nhận ra rằng khách hàng mới là ông chủ thật sự. Chính tiền của khách hàng sẽ thanh toán cho các khoản chi phiếu, tiền thưởng, bảo hiểm y tế, thuế và mọi khoản phát sinh khác… Vì khách hàng là người trả lương nên nhân viên – tất cả nhân viên, trong đó bao gồm cả ông chủ – phải làm việc vì khách hàng. Vì thế, từng việc đơn giản trong công ty cần phải được hoạch định cụ thể để tìm kiếm và giữ khách hàng. Không có một ngoại lệ nào! Nếu một công việc nào đó không trực tiếp hay gián tiếp gia tăng hay giữ khách hàng thì công việc đó không còn cần thiết nữa và nên bị hủy bỏ hay thuê bên ngoài.

Ông chủ liên tục nhắc nhở mọi người rằng, họ đang làm việc vì khách hàng. Bổn phận của ông chủ lớn là dạy nhân viên cách tìm kiếm và giữ khách hàng. Ông chủ liên tục làm việc để xóa đi những rào cản tồn tại giữa công ty và khách hàng. Ông chủ vĩ đại lao tâm để giải phóng nhân viên khỏi các quy định của công ty cản trở họ tìm và giữ khách. Ông chủ vĩ đại không cần nhân viên bán hàng báo cáo nhiều mà để họ có thời gian đi chào hàng. Ông chủ vĩ đại sẽ tháo gỡ những bế tắc trong sản xuất để đội ngũ sản xuất có thể tạo ra các sản phẩm chất lượng và đúng hạn.

Thực tế, việc mỗi nhân viên làm việc vì khách hàng là một quan điểm dễ hiểu, nhưng đáng ngạc nhiên là một số người lại cảm thấy khó khăn trong việc lĩnh hội đầy đủ quan điểm này. Một số nhân viên tin rằng mình đang làm việc cho một nghiệp đoàn. Sai lầm! Họ thuộc về một nghiệp đoàn nhưng người họ làm việc cho là những khách hàng đang trả tiền cho công ty họ. Một số công chức tin họ làm việc cho cục cảnh sát, chính phủ, hay liên đoàn nhà giáo. Tất cả đều sai! Thực ra họ làm việc cho những người dân đang đóng thuế dưới hình thức chi phiếu. Những người dân, hành khách đi tàu điện ngầm, sinh viên và các bậc phụ huynh là những khách hàng chi trả.

Một vài người nghĩ họ làm việc cho bộ phận marketing, cho XYZ, cho tập đoàn, cho một nhà lãnh đạo có sức lôi cuốn, cho chính họ, cho hội từ thiện hay cho nhà thờ. Nhưng không có khách hàng sẽ không có tiền. Không có tiền thì không có nhiệm vụ nào hết. Không có tiền, không có các bộ ngành. Không có tiền, không có quân đội. Không có tiền, không có nhà quản lý và dĩ nhiên, không có các ông chủ.

Khách hành mới chính là ông chủ thật sự. Và việc khách hàng không hài lòng với thái độ phục vụ của nhân viên đã khiến không ít người bị mất việc mỗi ngày.

Các công ty lớn và các ông chủ lớn liên tục đào tạo, giảng dạy, nâng cao và phát triển các nhân viên của mình. Bạn cần phải giữ lại một số người để đương đầu với những thách thức mới. Bạn phải giữ họ để có thể làm được nhiều việc hơn nữa, để thực hiện công việc tốt hơn, để hậu thuẫn cho bạn, và để kế nhiệm bạn. Nếu bạn không thể giữ lại, thì hãy sa thải họ. Nếu một nhân viên không có khả năng hoặc không tạo ra lợi nhuận xứng đáng với những gì mà bạn đã đầu tư thì tốt nhất là anh ta cần phải đi ra.

Ông chủ vĩ đại có ba phương thức lựa chọn nhân viên: giữ lại, sa thải hoặc không làm gì và ngồi nhìn sự tầm thường trở thành tiêu chuẩn, hay những người thiếu trình độ gây ảnh hưởng xấu tới công ty. Nếu những người bạn quan sát không hỗ trợ được gì cho công ty, thì họ cũng không giúp được gì cho bạn. Nếu bạn quan sát và thấy một nhân viên đang làm tổn hại công ty, thì theo một cách nào đó, anh ta cũng đang làm tổn hại đến bạn.

Có một số lý do, dù chính đáng hay không, khiến ông chủ không thể giữ lại một nhân viên. Nếu vậy, hãy để nhân viên đó tự ra đi, nếu không, ông chủ cần phải trực tiếp sa thải anh ta. Nếu bạn tuyển hay được thừa hưởng những người tài năng và bạn đã giữ được họ lại thì đừng bao giờ để họ ra đi. Giữ lại, sa thải và theo dõi công ty của bạn lớn mạnh.

Ông chủ mới không nhất thiết phải xóa sạch các chính sách cũ. Những ông chủ có thành tích cao thường được thuê, bổ nhiệm hay phân công phụ trách một lĩnh vực trong cơ cấu tổ chức. Họ được khích lệ “hãy xới tung mọi thứ lên”, “đưa chúng vào nề nếp”, “đưa nhân viên ra khỏi thế bế tắc hoặc sa lầy” và những câu khẩu hiệu khác. Thỉnh thoảng, những ông chủ mới được giao cho một danh sách đen những người được cho là không tuân thủ hay bất mãn. Ông chủ mới ngay lập tức có thành kiến rằng, chính ông chủ là nguyên nhân vấn đề. Nhưng họ không phải là nguyên nhân. Trong hầu hết trường hợp, nếu không muốn nói là tất cả, họ đều là những nhân viên tận tụy, thông minh và chăm chỉ. Vấn đề có thể nằm ở chỗ khác: có thể ông chủ cũ không phải là người tạo động lực thúc đẩy; có thể do đối thủ cạnh tranh ngày càng mạnh; thị trường thay đổi; hay sản phẩm trở nên lỗi thời.

Thực tế, ông chủ mới thừa sức tìm được những người giàu ý tưởng, kinh nghiệm thực tế, khả năng đưa ra các giải pháp và hướng đi. Một ông chủ cẩn trọng sẽ lắng nghe và quan sát trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào về nhân viên. Ông chủ vĩ đại không bao giờ đưa ra những phán xét vội vàng về bất kỳ ai. Có thể một vài nhân viên không thích hợp với phương thức làm việc mới này. Nhưng ông chủ mới buộc từng người phải đưa ra phán quyết của họ chứ không phải của ai khác.

Có một ông chủ như thế đã được đặt vào vị trí đầy rẫy khó khăn về nhân sự. Ông được giao phụ trách phòng dịch vụ khách hàng. Người ta nói với ông rằng, phòng dịch vụ khách hàng toàn những nhân viên kém cỏi, phạm hết sai lầm này đến sai lầm khác. Họ yêu cầu ông sa thải một trưởng nhóm. Ông có hồ sơ cá nhân của từng người trong phòng. Hồ sơ này gồm những bản nhận xét về quá trình hoạt động từng năm của mỗi người. Ông chủ mới rất ngạc nhiên khi nhận thấy tất cả các bản nhận xét đều có nội dung giống nhau: hai hoặc ba câu khen ngợi rồi kế đến là một vài đoạn phê bình gay gắt, thẳng thắn. Đối với ông, trong đó phần nhiều là những nhận xét vụn vặt, tầm thường. Mỗi bản đều được cựu trưởng phòng dịch vụ khách hàng, phó giám đốc bộ phận và một nhân viên phòng nhân sự ký tên.

Ông chủ mới đã xé vụn các bản nhận xét trong hồ sơ nhân sự. Tài liệu duy nhất còn sót lại là hợp đồng lao động và bản sơ yếu lý lịch. Ngay ngày hôm sau, ông tổ chức họp phòng và thông báo rằng các hồ sơ cá nhân đã được thanh lọc, từ một tập tài liệu dày 60 cm bây giờ chỉ còn 5 cm. Ông nói: “Theo tôi biết, các bạn là những nhân viên mới nhưng đều có kinh nghiệm dày dặn và chuyên nghiệp về dịch vụ khách hàng. Hãy thể hiện khả năng của các bạn”. Tất cả nhân viên đều vỗ tay tán thưởng, còn trưởng phòng nhân sự thì nổi giận.

“Ông đã phá hoại công ty. Tôi sẽ báo cáo việc này lên cấp trên”, vị trưởng phòng nhân sự cảnh báo. Nhưng vị trưởng phòng mới đáp: “Thà tôi vứt bỏ những tài liệu tiêu cực còn hơn là hủy hoại những người triển vọng.”

Chỉ trong vài tháng, phòng dịch vụ khách hàng trở thành bộ phận nổi bật nhất của công ty. Người trưởng nhóm từng bị yêu cầu phải sa thải giờ trở thành một siêu sao. Khách hàng và những nhân viên bán hàng đều khen ngợi phòng dịch vụ.

Ông chủ mới được thăng chức vài lần và lần nào cũng tạo ra những thay đổi tích cực. Ông chủ mới nhận lấy chiếc chổi (để quét các nhân viên cũ) nhưng rất hiếm khi ông sử dụng.

Điều căn bản là các ông chủ phải nhớ được quy tắc D.

Khi một nhân viên bán hàng giỏi tụt dốc, trước tiên hãy nhìn vào những quy tắc này. Khi thành tích của một nhân viên giảm sút, hãy nhìn vào quy tắc D. Khi ánh hào quang của một ngôi sao đang mờ dần, hãy tìm kiếm quy tắc D. Nếu một nhân viên phạm tội, bạn có thể đánh cuộc đó là do quy tắc D.

Có nhiều lý do cho việc khả năng đóng góp của một nhân viên đột nhiên chững lại rồi dần dần suy giảm. Công việc của nhà quản lý lúc này là phải tìm ra vấn đề của nhân viên đó. Khi đã hiểu nguyên nhân sâu xa gây ra vấn đề giảm sút thành tích của nhân viên, ông chủ có thể bắt tay ngay vào một kế hoạch hành động để khắc phục tình trạng này.

Một ông chủ giỏi phải là một thám tử tài ba, luôn tìm tòi để khám phá ra vấn đề cốt lõi. Từ khám phá sẽ dẫn đến chẩn đoán, sau đó trao đổi với nhân viên. Trao đổi sẽ dẫn đến hai lựa chọn: (1) nhân viên cam kết một kế hoạch chấn chỉnh lại công việc; hoặc (2) sau khi cân nhắc kỹ nhân viên đó bị sa thải (chấm dứt hợp đồng).

Để hiểu điều này, hãy tìm hiểu “10 D” sau:

Debt (Nợ nần) Divorce (Li dị)
Disease (Bệnh tật) Dalliance (Yêu đương)
Drugs (Ma túy) Death (Chịu tang)
Depression (Suy sụp) Drinking (Nghiện rượu)
Dice (Cờ bạc) Deviancy (Lầm lạc)

Mỗi “D” có thể là một vấn đề cá nhân của nhân viên, hoặc là một chuyện gì đó đang tác động tới người nhà hay bạn thân của nhân viên. Một số “D” có thể rất nguy hại, sẽ làm suy yếu, rồi cuối cùng dẫn tới hủy hoại nhân viên. Dù trong trường hợp nào, chúng đều khiến nhân viên sao nhãng công việc.

Các “D” thật sự rất nguy hiểm, gây tổn hại cho nhân viên, tổ chức và ông chủ. Nếu ông chủ không đạt được thành tích vì một nhân viên nghiện ma túy thì sự nghiệp của ông chủ có thể bị chệch đường ray.

Mười “D” trên là những yếu tố tác động từ bên ngoài tổ chức. Nhưng cũng có những “D” nội bộ tổ chức làm suy yếu thành tích của nhân viên. Những “D” này gồm có: demoralized people (những người phá hoại), de‑motivation (các tác nhân làm nhụt ý chí) và poor direction (sự điều hành yếu kém) của lãnh đạo. Một ông chủ am hiểu, đặc biệt lại là một ông chủ mới, sẽ quan sát những “D” này và tìm ra nguyên nhân cơ bản đằng sau chúng. Việc chẩn đoán rất quan trọng nếu muốn tìm ra lời giải cho vấn đề, vì vậy, “D” cũng cần được “chẩn đoán”. Hiển nhiên, không phải tất cả vấn đề đều bắt đầu bằng chữ D, nhưng phần nhiều là như vậy. Và việc chẩn đoán nhanh chóng sẽ giúp tìm ra những phương thuốc chữa trị, sửa chữa kịp thời.

Sửa chữa nhanh đồng nghĩa với tiến bộ nhanh. Và “quy tắc D” là lộ trình đầu tiên trên con đường đi tới thành công.

(Trích cuốn “Bí quyết để trở thành ông chủ vĩ đại”)

ZCS 5.0.9 Available for Download

Greetings,

Zimbra Collaboration Suite version 5.0.9 is now available for download. We recommend all users upgrade at this time.

Customers and Partners may download it at the Zimbra web site

ZCS 5.0.9 contains many important enhancements and bug fixes, including:

  • Ubuntu 8.04 LTS is available for Open Source and Network Edition (beta)
  • New server setting for mailboxes over quota to either bounce or defer the message
  • Contacts with only an email address but no name now display in the contact form
  • New COS setting to enable users with low screen resolution to automatically redirect to the Standard HTML web client
  • You can now take a message and “edit as new” instead of forwarding the message to others

Please see the release notes (PDF) for full upgrade details.

To see current, past, and next major release information visit the Zimbra Product Portal.

Thanks Again!

Zimbra Support

Joining Ubuntu Repositories

Linux users have pondered: “Wouldn’t it be nice to just grab Zimbra software via repositories?”

There was just so much positive feedback over Zimbra Desktop Beta 3 (with over 900 new members to the forums last month!) we thought that Ubuntu 32-bit users should be able to grab it easily. (64-bit support is coming soon)

This brings Zimbra Desktop’s easy setup against ZCS, Yahoo! Mail, Gmail, AOL and any other IMAP/POP accounts to the huge Ubuntu community – letting them take mail, contacts, calendars, tasks, documents, and briefcase items offline and sync whatever actions they may take when they’re reconnected.

To install:
sudo synaptic (As you’re read this it’s being added to Applications > Add/Remove.)
Enable the third party packages in settings > repositories.
Reload, search for “Zimbra”, and away you go. (same as a sudo apt-get install zdesktop)
ZDubuntuOnce downloaded, start via Applications > Internet:

installZDubuntuMany thanks to the Canonical Team for showcasing us on their frontpage: ubuntu.com/news/zimbra-desktop

Not using Ubuntu? It’s cross-platform for other Linux variants, as well as Windows and Mac – grab it here.

You may ask: “What about the entirety of the Zimbra Collaboration Suite Server in Ubuntu or other repositories?” We can’t say one way or the other at this point – but think of this as a harmonious step.